Зачем с самого начала напрягать гостей стендами всякими и планами рассадки? Если уж так заботливы, можно заранее его себе составить. Либо в приглашении указывать ФИО гостя, а список пускай будет у распорядителя. Пускай встретит людей и проводит к его месту каждого.