Welcome-зона на свадьбе: встречаем гостей

Обычно гости приходят за 30 минут до начала свадебного торжества. Чтобы они не скучали в ожидании молодоженов, советуем организовать на свадьбе welcome-зону или зону приветствия – это место, где гости могут собраться до выездной регистрации или свадебного банкета и в неформальной обстановке дождаться начала мероприятия, общаясь друг с другом. Как организовать welcome-зону и создать в ней праздничную и расслабляющую атмосферу, чтобы вашим родным и близким было весело и интересно, расскажем в статье.

Зачем нужна welcome-зона на свадьбе?

Основная задача welcome-зоны: создание легкой и непринужденной обстановки, в которой гостям будет комфортно ожидать начало свадебной регистрации или банкета.

В welcome-зоне гости находятся 30-60 минут. Однако бывают случаи, когда молодые задерживаются на прогулке или фотосессии, тогда welcome-зона – это настоящая палочка-выручалочка!

Чем можно занять гостей в welcome-зоне на целый час? Все очень просто – предложите им ознакомиться с планом рассадки, найти свои места за столом, угоститься напитками и сладостями, сделать несколько памятных снимков в специально организованной фотозоне и написать пожелания молодоженам в красивом альбоме. Так гости не успеют оглянуться, как пробежит время до встречи молодоженов и начала торжественного мероприятия.

Где организовать welcome-зону?

Если выездная церемония или банкет организованы на природе, то для welcome-зоны отводят небольшое место в начале праздничного пространства. Если вы выбрали для праздника крытое помещение, то для welcome-зоны подойдет холл перед банкетным залом или уголок возле входа в зал. В последнем случае следует правильно зонировать пространство с помощью табличек и элементов декора, отделив welcome-зону от банкетной зоны.

5 составляющих welcome-зоны

Welcome-зона создает первое впечатление гостей о свадьбе. Потому следует тщательно продумать ее организацию: от навигации и легких закусок до анимации и приятных сюрпризов. Идеальная зона приветствия состоит из 5 важных составляющих:

1. Навигация
2. Анимация
3. Фуршет
4. Лаунж-зона
5. Welcome bag

Навигация

Быстро сориентироваться в свадебном пространстве прибывшим на торжество гостям помогут информационные стенды и указатели:

• приветственные таблички, на которых будет указана дата свадьбы, имена молодоженов и написана приветственная речь для гостей;
• доски с указанием тайминга торжества или главных действующих лиц: жениха и невесты, их друзей и подружек, родителей и др.
• указатели с направлениями к основным зонам: фуршетному столику, фотозоне и др.
• макет-план свадебного пространства с указанием основных зон: места росписи, банкетных столов, фотозоны, кэнди-бара и др.

В связи с популярность сети Instagram на свадьбе стали устанавливать стенды с указанием свадебного хэштега, например, маша_и_паша2016. Сделав фото и выложив его в инстаграм с таким хэштегом, гости смогут внести свою лепту в свадебную фотосъемку, а также посмотреть все снимки, сделанные другими людьми на этом торжестве. Креативно, не правда ли?! Кроме того, на самом банкете можно поставить инстабокс – специальный бокс, который печатает из сети Instagram снимки со свадебным хэштегом. Каждый гость сможет унести с собой мгновенное фото с вашего торжества!

Размещать «навигационные» стенды лучше на входе в ресторан или в начале дорожки, ведущей к месту регистрации, чтобы гости смогли сразу сориентироваться в пространстве.

Еще одними важными аксессуарами для навигации гостей являются банкетные карточки и план рассадки, которые следует располагать на самом видном месте welcome-зоны. С помощью плана рассадки гости смогут без суеты узнать, за каким столом они сидят, кто будет их соседями и др. Кроме того, можно предложить гостям полезный «раздаточный» материал: меню и программу свадьбы, в которой будут указаны основные этапы торжества.

Анимация

Прибывающих на свадьбу гостей должен кто-то встречать! Это может сделать ваш ведущий, однако, вряд ли он сможет уделить достаточно внимания каждому гостю, особенно если они прибывают друг за другом. Потому в последнее время большой популярностью пользуются услуги хостес – это девушки, которые играют роль координаторов и ведущих на встрече гостей. Они создают комфортную атмосферу для гостей: рассказывают, что и где находится, показывают план рассадки и помогают найти место за столом, проводят интерактивные развлечения и др.

Кроме людей, которые будут встречать гостей, сделать пребывание гостей в welcome-зоне легким и непринужденным помогут следующие идеи и рекомендации:

1. Позаботьтесь о фоновой музыке. Отлично, если это будут профессиональные музыканты (скрипка, фортепиано, саксофон и др.). Если бюджет ограничен, то можно просто попросить свадебного диджея включить романтичную музыку на своей аппаратуре, чтобы создать на торжестве душевную и уютную атмосферу.
2. Раскрепостят гостей и познакомят их друг с другом артисты оригинального жанра – мимы, ходулисты, живые скульптуры, ростовые куклы и др. Они помогут гостям найти свое место за столом, пригласят в фотозону или просто поднимут настроение.
3. Одним из развлечений в welcome-зоне должна стать фотозона. Естественно, гости смогут сфотографироваться в ней и во время торжества, но многие захотят сделать памятные кадры и в начале праздника. О наличии такой зоны гостям следует сообщать при входе, заинтересовавшихся мимы могут провожать к фотозоне, где их будет ожидать фотограф, готовый сделать памятные кадры.
4. В welcome-зоне можно расположить книгу пожеланий, в которой гости смогут написать молодоженам трогательные поздравления и пожелания. Это может быть столик с альбомом или печатной машинкой, плакат, на котором гости смогут написать что-то для молодоженов или оставить свой отпечаток пальцев, дерево пожеланий, на которое можно привязать бумажки с поздравлениями – вариантов множество! Все зависит только от вашей фантазии!
5. Гостям можно предложить принять участие в мастер-классах, например, смастерить открытку для молодоженов или букетик для невесты (лучшая «поделка» получит приз во время торжества), а также поиграть в спокойные игры: дартс, дженга и др. Такая идея будет особенно актуальна, если молодожены задерживаются в пути.

Фуршет

Обязательная часть welcome-зоны – это легкий фуршет. Как правило, на фуршете гостям предлагают канапе и тарталетки, фрукты, сырную нарезку, пирожные, макаруны, соки, воду, шампанское и вино. От крепких напитков лучше отказаться!

Кроме того, можно расположить в зоне приветствия кэнди-бар со сладостями или какой-нибудь food-бар или drink-бар, подходящий к стилю вашего торжества: сырный, вафельный, пицца-бар, лимонадный, бар «Мимоза», бар с мороженым и др.

В качестве динамичного развлечения для фуршета можно пригласить на свадьбу барменов, которые будут готовить гостям коктейли с элементами шоу, или же установить на столике шоколадный фонтан, сырное фондю или устройство для поджаривания зефира маршмэллоу. Гости смогут сами приготовить себе лакомство, что сделает их нахождение в welcome-зоне веселее и интереснее.

Лаунж-зона

Ваши гости нашли свое место за столом, насладились фуршетными блюдами, сделали парочку памятных фото… что им делать дальше? Стоять, переминаясь с ноги на ногу? Нет, потому что вы – современные молодожены – организовали для них мини лаунж-зону с диванчиками и пуфиками, на которых они смогут отдохнуть, общаясь друг с другом.

Поблизости обязательно поставьте фуршетный столик, чтобы гости смогли насладиться напитками и угощениями прямо на диванчиках. В лаунж-зоне пусть работают мимы, развлекающие гостей, и играет непринужденная музыка, располагающая к отдыху и общению.

Если ваша свадьба запланирована на лето, обязательно поставьте в лаунж-зоне большие зонты или навесы, под которыми гости смогут укрыться от палящего солнца.

Welcome bag и полезные мелочи

Традиция вручать гостям бонбоньерки пришла к нам с Запада и стала весьма популярной. Еще одной отличной возможностью оказать гостям знак внимания является вручение welcome bag или сумок «Добро пожаловать», которые представляют собой подарочные сумки, коробки или пакеты с разными полезными мелочами, которые могут пригодиться на свадебном торжестве.

Welcome bag вручают гостям до начала мероприятия либо лично в руки, либо расставляют их на отдельном столике. Только не забудьте гостям рассказать о том, что их ждут приятные сюрпризы. Это может сделать ведущий, периодически объявляя об этом по микрофону, мимы, которые подведут гостей к столику, а также специально установленная табличка, «призывающая» забрать подарок от молодоженов.

Что положить в welcome bag?

Учтите пору года:

• Для летней свадьбы на природе в пакетик для каждого гостя можно положить солнечные очки + солнцезащитное средство + сланцы.
• Для свадьбы в холодное время года – зонт от дождя + пледик.

Кроме того, можно подготовить для гостей мелочи, которые пригодятся им для свадьбы:

• В жаркий летний день это могут быть солнечные очки, солнцезащитное средство, веера от жары, зонты от солнца.
• В холодную пору года – пледики, зонты от дождя.
• Для выездной регистрации или банкета на природе – тапочки или сланцы, чтобы гости могли переобуться в более удобную обувь (эту идею особенно оценят девушки на высоких каблуках!).
• Для выездной росписи – коробочки с бумажными платочками для слез радости и умиления.

Обычно для таких мелочей организовывают отдельное место (столик, корзинку и др.) с табличкой, которая «рассказывает», для чего нужны эти вещи.

Декор свадебной welcome-зоны

Кроме функционального назначения по встрече и развлечению гостей welcome-зона является частью общего свадебного декора, потому ее оформлению стоит уделить достаточно внимания.

Что видят ваши гости, прибывая на торжество? Двери в свадебный зал, которые редко вписываются в декор свадебного торжества. Потому декорировать пространство следует уже с входа: двери можно украсить цветами (веночками, флористическими инициалами и др.), лестницы – свечами и цветочными гирляндами, коридоры – растительными композициями.

Пройдя дальше, гости должны увидеть приветственный стенд с указанием даты свадьбы, имен молодоженов и благодарственных слов. Изготовить его можно из меловой или деревянной доски, зеркала, бумаги и др., а украсить живыми цветами, лентами, гирляндами и т.п. Его оформление должно идеально вписываться в формат свадьбы и подчеркивать стиль торжества, чтобы гости сразу окунались в атмосферу праздника.

Что следующее видят гости? План рассадки! И вот тут фантазии декораторов безграничны! Будет это столик с красиво расставленными банкетными карточками, дерево с именными карточками, зеркало со списком имен и номеров столов – решать только вам! Все зависит от того, насколько вы хотите поразить гостей и удивить их своим креативом.

Ну и, конечно же, фуршетный столик, который не только нужно наполнить разными «вкусностями», но и красиво оформить. Для этого можно использовать живые цветы, красивую драпировку тканями, воздушные шары, ленты и др. Кроме того, фокусную композицию для фуршетного стола можно создать из еды и напитков, например, это могут быть пирамиды из бокалов шампанского или французских макарунов!

Welcome-зона позволит вашим гостям ощутить торжественную атмосферу такого романтичного события, как свадьба, уже в зоне приветствия! Отличное настроение у ваших родных и близких гарантировано, ведь для них праздник начнется не с утомительного ожидания, а с интересного времяпрепровождения!